Mijn klant of opdrachtgever betaalt de factuur niet
Rechtswijs Je hebt het werk gedaan, de factuur gestuurd en nu wacht je. Eén week, twee weken, een maand. Je klant reageert niet of komt met excuses. Ondertussen lopen jouw eigen rekeningen door. Dit is een van de meest frustrerende situaties als ondernemer of zzp’er, en het overkomt duizenden bedrijven per jaar. Het goede nieuws: de wet staat aan jouw kant. In 79% van de rechtszaken over onbetaalde facturen krijgt de schuldeiser gelijk. Maar hoe eerder je actie onderneemt, hoe sterker je positie.
Stap 1: de betalingsherinnering
Voordat je juridische stappen zet, begin je met een betalingsherinnering. Dit is een vriendelijk maar duidelijk bericht aan je klant. Vermeld het factuurnummer, het bedrag en de oorspronkelijke betaaltermijn. Geef een nieuwe termijn van 7 tot 14 dagen.
Een herinnering is niet verplicht, maar het is wel verstandig. Soms is een factuur simpelweg vergeten of zoekgeraakt. In een zaak bij de Rechtbank Rotterdam oordeelde de rechter dat een bedrijf dat beweerde de factuur niet te hebben ontvangen, toch moest betalen omdat de verzending per e-mail voldoende aannemelijk was Rb. Rotterdam 2020. Bewaar daarom altijd een kopie van je factuur en het bewijs van verzending.
Reageert je klant niet op de herinnering? Dan is het tijd voor de volgende stap.
Stap 2: de ingebrekestelling
Een ingebrekestelling is een formele brief waarin je je klant een laatste redelijke termijn geeft om te betalen Art. 6:82 BW. Na het verstrijken van die termijn is je klant officieel in verzuim. Dat is juridisch een belangrijk moment, want pas dan kun je aanspraak maken op schadevergoeding, rente en incassokosten.
In de ingebrekestelling vermeld je het openstaande bedrag, de oorspronkelijke betaaltermijn, een nieuwe redelijke termijn van minimaal 14 dagen, en de mededeling dat je bij uitblijven van betaling verdere stappen zult ondernemen. Stuur de brief zowel per aangetekende post als per e-mail. Zo kun je later aantonen dat je klant de brief heeft ontvangen.
Is je klant een consument? Dan ben je verplicht om een zogeheten 14-dagenbrief te sturen voordat je incassokosten mag berekenen. In deze brief vermeld je het exacte bedrag aan incassokosten dat je in rekening brengt als er niet binnen 14 dagen wordt betaald. Zonder deze brief mag je geen incassokosten doorberekenen aan een consument.
Wettelijke handelsrente: de klok tikt mee
Zodra de betaaltermijn is verstreken, heb je als ondernemer recht op wettelijke handelsrente over het openstaande bedrag Art. 6:119a BW. Deze rente geldt voor overeenkomsten tussen bedrijven onderling en is fors hoger dan de gewone wettelijke rente voor consumenten.
De handelsrente begint automatisch te lopen op de dag na de uiterste betaaldatum. Is er geen betaaltermijn afgesproken? Dan geldt een standaardtermijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur. Je hoeft niet aan te tonen dat je daadwerkelijk schade hebt geleden door de late betaling. De rente is een vaststaand recht. Na een jaar mag je de opgebouwde rente zelfs kapitaliseren: dan betaalt je klant ook rente over de rente.
De rechter kent deze rente in de overgrote meerderheid van de zaken toe. Van de ruim 2.000 uitspraken over wettelijke handelsrente werd de vordering in 83% van de gevallen toegewezen.
Incassokosten doorberekenen
Naast de rente heb je recht op vergoeding van de kosten die je maakt om het geld te innen Art. 6:96 BW. Dit zijn de zogenaamde buitengerechtelijke incassokosten. De hoogte hangt af van het openstaande bedrag en is wettelijk vastgelegd in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten.
Voor zakelijke klanten geldt een minimum van 40 euro. De kosten worden berekend als percentage van de hoofdsom en lopen op naarmate het bedrag hoger wordt. Bij een factuur van 5.000 euro bedragen de incassokosten bijvoorbeeld 625 euro. Bij 10.000 euro is dat 875 euro.
Belangrijk: de rechter kijkt kritisch of je de juiste stappen hebt gevolgd. Heb je de consument niet de verplichte 14-dagenbrief gestuurd? Dan worden de incassokosten afgewezen. Bij zakelijke klanten is die brief niet verplicht, maar het is altijd verstandig om schriftelijk te waarschuwen.
Hoe vaak krijgt de ondernemer gelijk?
Cijfers uit de Rechtswijs-database
Een juridisch adviseur deed werk voor een accountantskantoor, maar kreeg zijn rekening van ruim 5.000 euro niet betaald. De eigenaar gaf toe dat er op dat moment geen geld was en wilde het bedrag in kleine delen terugbetalen. De rechter oordeelde dat het werk netjes was uitgevoerd en dat een tekort aan geld geen geldig excuus is om een factuur te laten liggen Rb. Amsterdam 2025. Het kantoor moest het volledige bedrag inclusief rente en kosten direct betalen.
In een andere zaak weigerde een opdrachtgever te betalen voor uitgevoerde werkzaamheden. Hij beweerde dat het werk niet goed was gedaan, maar kon dat niet onderbouwen. De rechter oordeelde dat de uitvoerder recht had op de volledige hoofdsom plus handelsrente en incassokosten Rb. Rotterdam 2022.
Een elektrotechnicus had werkzaamheden en materialen geleverd, maar de klant weigerde een deel van de facturen te betalen omdat de prijzen hoger waren dan wat hij op internet kon vinden. De kantonrechter was daar kort over: de klant had akkoord gegeven op de offerte en kon achteraf niet klagen over de prijs Rb. Noord-Holland 2024.
Naar de rechter: wanneer en hoe?
Als je klant na de ingebrekestelling nog steeds niet betaalt, heb je drie opties om je vordering af te dwingen.
De eerste optie is een incassobureau inschakelen. Het bureau neemt het incassotraject over en de kosten komen voor rekening van je klant. Let op: kies een bureau dat is aangesloten bij de NVI (Nederlandse Vereniging van gecertificeerde Incasso-ondernemingen). Zo weet je dat het bureau zich aan de gedragsregels houdt.
De tweede optie is een dagvaardingsprocedure bij de kantonrechter. Voor vorderingen tot 25.000 euro is de kantonrechter bevoegd. Het griffierecht bedraagt circa 87 euro voor vorderingen tot 500 euro en loopt op tot enkele honderden euro’s bij hogere bedragen. Je kunt de procedure zelf voeren, zonder advocaat. Bovenop de hoofdsom vorder je de wettelijke handelsrente, de incassokosten en de proceskosten.
De derde optie is een kort geding als je zaak spoedeisend is, bijvoorbeeld omdat je bedrijf in liquiditeitsproblemen komt door de wanbetaling. De rechter doet dan binnen enkele weken uitspraak. Let op: bij een kort geding toetst de rechter minder diepgaand dan bij een gewone procedure.
In alle gevallen geldt: hoe beter je dossier, hoe sterker je staat. Bewaar altijd de overeenkomst of opdrachtbevestiging, de factuur met betaaltermijn, de betalingsherinnering, de ingebrekestelling met verzendbewijzen, en alle correspondentie met je klant.
Samenvatting
- Stuur altijd eerst een betalingsherinnering met een nieuwe termijn van 7 tot 14 dagen
- Betaalt je klant niet? Stuur een ingebrekestelling met een laatste termijn van minimaal 14 dagen
- Na de betaaltermijn heb je automatisch recht op wettelijke handelsrente over het openstaande bedrag
- Je mag incassokosten doorberekenen, maar bij consumenten alleen na een 14-dagenbrief
- In 83% van de zaken over handelsrente en 79% van de zaken over incassokosten krijgt de schuldeiser gelijk
- Financiële problemen van je klant zijn geen geldig excuus om niet te betalen
Veelgestelde vragen
Wat is de eerste stap als mijn klant de factuur niet betaalt?
Stuur eerst een vriendelijke betalingsherinnering per e-mail of post. Vaak is de klant de factuur simpelweg vergeten. Geef een nieuwe termijn van 7 tot 14 dagen om alsnog te betalen.
Wanneer moet ik een ingebrekestelling sturen?
Stuur een ingebrekestelling als je klant na een herinnering nog steeds niet betaalt. Dit is een formele brief waarin je een laatste redelijke termijn geeft. Na die termijn is je klant officieel in verzuim.
Hoeveel incassokosten mag ik doorberekenen?
Voor consumenten gelden wettelijke maximumtarieven op basis van het factuurbedrag. Bij zakelijke klanten mag je vaak minimaal 40 euro rekenen, mits dit in je algemene voorwaarden staat.
Wat is het verschil tussen wettelijke rente en handelsrente?
De wettelijke handelsrente geldt voor zakelijke transacties en is fors hoger dan de gewone wettelijke rente voor consumenten. De overheid stelt beide percentages twee keer per jaar opnieuw vast.
Mag ik stoppen met werken als mijn klant niet betaalt?
Ja, in veel gevallen mag je je werkzaamheden tijdelijk opschorten als de betaling uitblijft. Dit heet het opschortingsrecht. Controleer wel eerst je algemene voorwaarden en contract.
Wat moet er in een 14-dagenbrief aan een consument staan?
In de 14-dagenbrief vermeld je het exacte openstaande bedrag, een betalingstermijn van precies 14 dagen, en het precieze bedrag aan incassokosten dat je in rekening brengt als er niet op tijd wordt betaald.
Hoe lang heb ik de tijd om een onbetaalde factuur te innen?
De meeste zakelijke vorderingen verjaren na vijf jaar. Voor consumentenkoop geldt soms een kortere termijn van twee jaar. Onderneem dus op tijd actie en stuit de verjaring schriftelijk als dat nodig is.
Wat als mijn klant zegt dat de factuur niet klopt?
Probeer eerst samen tot een oplossing te komen. Kan je aantonen dat je het werk hebt geleverd en de factuur correct is? Dan kun je alsnog een incassoprocedure starten als de klant onterecht blijft weigeren.
Wil je weten wat dit voor jouw situatie betekent?
Stel je vraag aan Rechtswijs en krijg een onderbouwd antwoord op basis van jouw specifieke situatie, met bronverwijzingen.
Stel je vraag gratis